TIN TỨC | Cẩm nang sự kiện
 
Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong Event
Tin đăng ngày: 3/15/2015 - Xem: 1481
 

Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong Event

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây.

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để  cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

 Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện.  Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

>> Tin tức khác
 
GIỚI THIỆU CÔNG TY

Công ty Tổ chức sự kiện Nghệ An là công ty chuyên nghiệp trong lĩnh vực quảng cáo, tổ chức sự kiện và xây dựng thương hiệu với nhiều năm kinh nghiệm, đã tổ chức thành công các sự kiện trọng đại. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi là những chuyên viên giỏi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, PR, Marketing…và xây dựng thương hiệu. Chúng tôi là đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Nghệ An và đã trở thành đối tác đáng tin cậy của nhiều doanh nghiệp.

 
VIDEO CLIPS SỰ KIỆN
Loading the player...
Cho thuê âm thanh ánh sáng tại TP Vinh Nghệ An
Cho thuê nhóm nhảy tại Vinh chuyên nghiệp giá rẻ
Khai trương chi nhánh VINCOM đầu tiên tại Hà Tĩnh
Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy tại Nghệ An
Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy tại Vinh, Nghệ An
Tưng bừng khai hội Du lịch biển Cửa Lò 2014
Ra mắt xe mercedes tại TP Vinh
Chương trình trải nghiện FUSO 2016
Tổ chức Lễ khai trương showroom và Tri ân khách hàng của Công ty TNHH TM Thái Tuấn Hoa Mai
Xứ Nghệ quê tôi
Cung cấp vũ đoàn tại Thành Phố Vinh, Nghệ An
Cho thuê nhóm múa tại Nghệ An - Hà Tĩnh
Cung cấp âm thanh ánh sáng tại TP Vinh - Nghệ An
Tổ chức tổng kết hội thao cho Bia Sài Gòn
Nhóm nhảy: Cao 1m63 - 1m66
Nhóm nhảy: Cao 1m64 - 1m67
Nhóm nhảy: Cao 1m63 - 1m66
Chương trình khai trương canifa tại TP Vinh - Nghệ An
Tổng thể chương trình khai trương canifa tại TP Vinh - Nghệ An
Nhận quay phim, chụp ảnh tại TP Vinh - Nghệ An
LIÊN KẾT QUẢNG CÁO
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN
Hôm nay: 2,813 - Tất cả: 1,948,351
 
CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN
Địa chỉ: Tầng 7 - Tòa nhà VCCI - Số 1 đại lộ Lê Nin - TP Vinh - Nghệ An
Điện thoại: 0979.38.11.86 - 094.357.36.38
Email: tochucsukiennghean@gmail.com - Website: http://sukiennghean.com/