ĐC: Phòng 704, Toà nhà VCCI, Số 1 Đại Lộ Lê Nin, TP Vinh  
TIN TỨC | CẨM NANG SỰ KIỆN Bản in
 
Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong Event
Tin đăng ngày: 3/15/2015 - Xem: 1639
 

Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong Event

Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây.

Xác định số lượng khách tham gia

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để  cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

 Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện.  Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

 
Tin tức khác:
Chính sách bảo mật thông tin cá nhân (7/6/2018)
Phía sau ánh hào quang của nghề tổ chức sự kiện (12/7/2017)
Đại lễ cầu siêu cho các anh hùng liệt sỹ huyện Nam Đàn (7/25/2017)
Lên kế hoạch thời gian cho tổ chức sự kiện (7/3/2017)
Những khái niệm cơ bản của Tổ chức Sự kiện (6/12/2017)
6 Kỷ năng tổ chức sự kiện thành công (6/7/2017)
Một sân khấu hoành tráng đã được dựng lên ở đêm chung kết Giọng ca xứ Nghệ 2017 (5/20/2017)
Ý nghĩa và tầm quan trọng của Tổ chức sự kiện (5/13/2017)
Công ty Tổ chức sự kiện tại Hà Tĩnh (5/12/2017)
Nghề tổ chức sự kiện học ở đâu, thi khối gì (5/6/2017)
Cánh diều vàng 2017- Một sự kiện lớn của giới điện ảnh Việt Nam (4/10/2017)
Thư Ngỏ (4/3/2017)
Lễ kỷ niệm 227 năm chiến thắng Ngọc Hồi - Đống Đa (1789 - 2016) (4/3/2017)
Tưng bừng khai hội Du lịch biển Cửa Lò 2014 (4/3/2017)
Lễ hội Du lịch Cửa Lò - khai trương mùa du lịch biển (4/3/2017)
 
HỖ TRỢ TRỰC TUYẾN
 
Email:

tochucsukiennghean@gmail.com

FB: Vương Thiên Vóc
Tel: 0979381186
Tel: 0943573638
VIDEO CLIPS
Video
Chương trình Gặp Mặt Đầu Xuân HINO Việt Đăng 2018
Khai trương chi nhánh VINCOM đầu tiên tại Hà Tĩnh
Đại yến tiệc mừng cụ ông Hoàng Đức Huyền thượng thọ 80 tuổi
Cho thuê âm thanh ánh sáng
Cho thuê nhóm nhảy tại Vinh chuyên nghiệp giá rẻ
Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy tại Nghệ An
Cung cấp nhóm nhảy
Tưng bừng khai hội Du lịch biển Cửa Lò 2014
Ra mắt xe mercedes tại TP Vinh
Chương trình trải nghiện FUSO 2016
DỊCH VỤ NỔI BẬT
Kinh nghiệm tổ chức tiệc tất niên cuối năm ấn tượng và hoành tráng
Cho thuê màn hình LED sự kiện giá rẻ nhất tại Nghệ An
Cho thuê âm thanh ánh sáng
Cho thuê nhà bạt sự kiện
Cho thuê bàn ghế sự kiện tại Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình
Cho thuê âm thanh ánh sáng tại Cửa Lò
Cho thuê nhóm nhảy tại Vinh chuyên nghiệp giá rẻ
Dịch vụ cung cấp nhóm nhảy tại Nghệ An
DỊCH VỤ TREO BĂNG RÔN, BANNER, PHƯỚN QUẢNG CÁO
Cung cấp dịch vụ chạy Roadshow tại Nghệ An

CÔNG TY TNHH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỆ AN
Người đại diện: Chu Hữu Vóc
Địa chỉ: Tầng 7 - Tòa nhà VCCI - Số 1 đại lộ Lê Nin - TP Vinh
Điện thoại: 0979.38.11.86 - 094.357.36.38
Email: tochucsukiennghean@gmail.com
Website: http://sukiennghean.com
Mã số doanh nghiệp / Mã số thuế: 2901734049 
Do Sở Kế hoạch và Đầu tư Nghệ An cấp lần đầu
ngày 26/08/2014 thay đổi ngày 08/06/2017

Tin tức
  • Chính sách bảo mật thông tin cá nhân
  • Phía sau ánh hào quang của nghề tổ chức sự kiện
  • Đại lễ cầu siêu cho các anh hùng liệt sỹ huyện Nam Đàn
  • Lên kế hoạch thời gian cho tổ chức sự kiện
  • Những khái niệm cơ bản của Tổ chức Sự kiện
  • 6 Kỷ năng tổ chức sự kiện thành công
  • Một sân khấu hoành tráng đã được dựng lên ở đêm chung kết Gi
  • Ý nghĩa và tầm quan trọng của Tổ chức sự kiện
  • 1
    Bạn cần hỗ trợ?